דמיין את המקרה הבא: אתה מגיע למשרד אחרי סוף שבוע, פותח את הדלת ורואה שהייתה הצפה בבניין וכל מחשבי החברה הלכו. סיפור זה קורה כל שנה בחורף למשרדים ברחבי הארץ.
גיבוי זה כמו ביטוח, עושים ושוכחים עד שבאמת צרכים את זה, ברגע שהמחשבים שלכם במשרד יפגעו וכל המידע החשוב ילך לאיבוד כבר יהיה מאוחר מדי והנסיונות לשחזר את המידע יהיו הרבה יותר יקרים מאשר מערכת גיבוי.
אפשר לעשות גיבוי בעזרת שרתים פנימיים של המשרד שיושבים בתוך החברה ושומרים את כל המידע באופן קבוע או בעזרת שרתים מרוחקים אשר שומרים את המידע כל כמה שעות או בסוף כל יום. כך או כל כל משרד חייב מערכת גיבוי טובה שתשמור עליו ועל המידע היקר שלו בכל מה שעלול לקרות.
